Namna Bora ya Kuwasiliana na Wafanyakazi Unaowaongoza



Maisha ya kazi kwa kiasi kikubwa ni mawasiliano. Karibu kila tunachokifanya kazini ni kuwasiliana. Tunawasiliana na wateja. Tunawasiliana na wakubwa wa kazi. Tunawasiliana na walio chini yetu. Kwa ujumla kazi ni mtiririko wa mawasiliano.

 Pamoja na umuhimu mkubwa wa mawasiliano kazini, tafiti zinaonesha kuwa wengi wetu hatuwasiliani ipasavyo.  Kwa mfano, tunapoongea na watu tunaowaheshimu tunakuwa makini kuliko tunapowasiliana na watu wasio na hadhi.

Kadhalika, tunapowasiliana na mtu tunayemfahamu vizuri, mara nyingi, tunaamini tunawasiliana vizuri kuliko pale tunapoongea na mtu tusiyemfahamu. Lakini katika hali halisi tunafanya kinyume chake kama watafiti wa Chuo Kikuu cha Chicago walivyobaini.

Kwenye utafiti wao, watu wanaofahamiana walikutanishwa waongee na baadae watu hao hao walikutanishwa na watu wasiowafahamu kuona wanavyowasiliana. Matokeo yalionesha kuwa watu wasiofahamiana waliweza kuwasiliana vizuri kuliko watu wanaofahamiana.

Tunapowasiliana na watu tunaowafahamu mara nyingi tunafikiri tunajua kile wanachokihitaji na hivyo hatujishughulishi kuwaelewa. Fahamu zetu zinatuaminisha kuwa tunawaelewa na hivyo hatuna haja ya kufanya jitihada za kuwaelewa. Lakini tunapoongea na wageni tunakuwa makini zaidi kujaribu kuwaelewa.

Mawasiliano ni kumwelewa mwenzako

Mawasiliano yenye ufanisi ni yale yanayolenga kumwelewa mtu mwingine kwa kumsikiliza na kumpa nafasi ya kufafanua mtazamo wake. Kadhalika, kuwasiliana ni uwezo wa kueleza mtazamo wako katika namna ambayo msikilizaji anayelengwa ataielewa kirahisi.

Kimsingi, mawasiliano ndiyo shughuli kubwa ya kiongozi. Huwezi kuwa kiongozi kama huna uwezo wa kuwasiliana nyema na watu unaowaongoza. Mawasiliano bora yanagusa moyo wa mtu mwingine. Mtu mwenye uwezo wa kuwasiliana vizuri na watu hujiunganisha na hisia za watu kwa kuzungumza moja kwa moja na mahitaji ya watu anaoongea nao.

Mbinu hizi nne zinaweza kukusaidia kujenga uwezo mzuri zaidi wa kuwasiliana na watu hasa wa chini yako.

Kujali hisia za watu

Hatua ya kwanza ya kuwasiliana na watu ni kujali hisia zao. Binadamu ni kiumbe anayeheshimu hisia zake. Ukigusa hisia zake, iwe kwa kumkwaza au kumfurahisha, atachukulia kwa uzito. Hisia hazisahauliki.  Usiweza kugusa hisia za mtu hutaweza kuwasiliana naye ipasavyo.

Ili uweze kugusa hisia za mtu lazima uondoe kiambaza kinachoweza kukutenganisha naye. Kiambaza kimoja wapo ni cheo. Unapokuwa na cheo, ni rahisi sana kupuuza hisia za walio chini yako katika jitihada za kulinda heshima yako. Madaraka yanakuwa kikwazo cha mawasiliano.

Sambamba na hili, nafasi yako inaweza kukufanya usifikike. Walio chini yako wanaweza kushindwa kusema mawazo yao ama kwa kukwambia wanayojua unapenda kuyasikia au kwa kukwambia wasiyoyaamini ili kutetea nafasi zao.

Unaweza kukabiliana na changamoto hii kwa kutokujali sana nafasi yako. Jifunze kuongea kama mtu wa kawaida anayejali zaidi utu kuliko hadhi na madaraka. Unapofanya hivyo, unagusa hisia zake na atakusikiliza.

Huna sababu, kwa mfano, humfanya mtu ahisi uko juu yake. Ukiweza kuongea na mtu kwa namna isivyoonyesha namna unavyomzidi kwa hadhi, utakuwa na nafasi kubwa ya kueleweka vyema kuliko unapozungumza kama mtawala.

Kusikiliza kuliko unanyoongea

Mara nyingi tunapozungumza tunatamani kusikilizwa. Tunaamini sisi ndio watu wenye taarifa na uelewa sahihi kuliko wanaotusikiliza. Ukishaongeza na madaraka, shauku ya kusikilizwa inakuwa kubwa zaidi. Unaanza kuyachukulia mawasiliano kama haki yako ya kusema mawazo na maamuzi yako kuliko kuwasikiliza walio chini yako.

Ukishaamini una haki ya kusikilizwa, hata katika mazingira unayoonesha kusikiliza, kimsingi unakuwa ukingoja zamu yako ya kuongea. Unafikiria utasema nini baada ya hapo. Tatizo ni kuwa kadri unavyotamani kusikilizwa ndivyo unavyomfanya anayepaswa kukusikiliza ajione hathaminiki. Kutokuthaminika humfanya ajenge umbali wa kihisia na hivyo kukosa ari ya kukusikiliza.

Jenga mazoea ya kusikiliza watu kwa makini. Hapa hatuzungumzii kusikiliza kinachosemwa pekee, bali namna gani kinasemwa, kitu gani hakisemwi wazi na kipi kimejificha. Ili hili liwezekane, lazima uwe na uzingativu kuonesha unaheshimu mazungumzo ya mtu.

Kuonyesha unafuatilia

Kumfanya mtu ajisikie anaheshimiwa na kusikilizwa ni sehemu muhimu ya mawasiliano. Unahitaji kujifunza kuonyesha kuwa unazingatia mazungumzo kwa namna kadhaa. Kwanza, epuka kumkatisha mtu anapoongea au kumalizia sentensi yake. Mtu anapoona unaingilia maneno yake anahisi tayari unaamini unajua anachotaka kusema. Unamkatisha tamaa.

Pili, itikia anachokisema mwenzako kumtia moyo kuwa  unajali na kufuatilia mazungumzo yake. Itikia kwa kutikisa kichwa, kumwangalia machoni, maneno kama ‘mmh-mh!’

Tatu, rudia anachokisema kwa maneno yako. Kwa mfano, baada ya maelezo yake, mwambie, ‘Kwa hiyo unachokisema ni kuwa maamuzi tuliyofikia jana yanahitaji kufikiriwa tena, sio?’ Kufanya hivyo kunamsaidia anayeongea kujiridhisha kuwa unaelewa.

Nne, uliza maswali kupata ufafanuzi. Unapomwuuliza mtu maswali kiungwana, anaona unajali. Kumbuka, wakati mwingine, watu wa chini yako hawana ujasiri wa kukwambia kitu vile kilivyo. Unapohisi kuna hoja fulani haijawekwa wazi vya kutosha uliza kumwonyesha mzungumzaji kuwa unaelewa lugha inayotumika.

Mkutanoni zungumza na mtu

Kama kiongozi, sehemu kubwa ya majukumu yako ni kufanya vikao au mikutano na watu zaidi ya mmoja. Katika mazungumzo ya namna hii, ni rahisi kutoa hotuba ya jumla isiyolenga kumgusa mtu mmoja mmoja. Hali hii hufanya kila mtu kujiona hahusiki.

Kiongozi bora anajua namna ya kuongea na watu wengi kama anavyoongea na mtu mmoja moja. Kwa mfano, unapoongelea kosa au tabia ya mfanyakazi mmoja mbele ya watu wengine hata bila kumtaja jina, unawafanya wengine waone hawahusiki. Kila mtu atajiondoa kwenye mazungumzo hayo akijua hahusiki.

Unahitaji kujifunza mahitaji ya watu wanaokusikiliza ili ujua namna ya kuyagusa moja kwa moja. Tengeneza ujumbe wako kwa namna inayojibu matarajio yao badala ya kutumia lugha ya mafumbo kuwasema baadhi ya watu mbele ya hadhara.


Maoni

Chapisha Maoni

Zilisomwa zaidi wiki hii...

Mambo Yanayoweza Kugusa Moyo wa Mwanamke-1

Picha
WANAUME wengi wanaamini wanawake, kwa kawaida, ‘wanapenda hela.’ Kwamba ukiweza kumhakikishia mwanamke 'uhakika wa kiuchumi' unakuwa umemaliza. Ingawa hatuwezi kupuuza ukweli kuwa uhakika wa 'kiuchumi' ni moja wapo ya mahitaji ya mwanamke, lakini si sahihi kuamini kuwa moyo wa mwanamke unaweza kuthamanishwa kwa fedha. Fikra hizi walizonazo wanaume [kuwa anachokihitaji mwanamke ni fedha] zimeleta matatizo mengi katika mahusiano na ndoa. Kwa mfano, wapo wanaume ambao baada ya kuhakikisha wenzi wao wamepata mahitaji ya msingi, basi wanawatelekeza kihisia. Hali hii husababisha upweke mkubwa kwa wanawake hawa wanaojikuta hawana mtu wa karibu kuwasikiliza isipokuwa vitu.
Soma zaidi »»

Mambo ya Kuzingatia Unapoandika Wasifu wa Kazi (Curriculum Vitae)

Picha
Katika mchakato wa kuomba ajira baada ya kuona tangazo la kazi, mambo matatu ni dhahiri. Mosi, huombi kazi hiyo wewe mwenyewe. Wapo watu wengi wanaoandika maombi na hivyo kuongeza ushindani wa nani atapata. Pili, nyaraka unazotuma kwa mwajiri mtarajiwa ndizo zinazojenga utambulisho wako kabla wewe mwenyewe hujafahamika. Tatu, afisa mwajiri hatatumia muda mrefu kusoma maelezo yako. Katika hali ya kawaida, atatumia dakika moja kuamua ikiwa amevutiwa na maelezo yako ama la.
Soma zaidi »»

Maana ya Saikolojia na Nafasi Yake Katika Jamii -1

Picha
SAIKOLOJIA, neno lililotoholewa kutoka neno la kiingereza psychology, si elimu inayoeleweka sana katika jamii yetu. Asili ya 'psychology' ni neno 'psyche' lenye maana ya nafsi. Katika makala haya, tunasaili kwa ufupi maana ya saikolojia kama taaluma na kuonesha nafasi ya taaluma hiyo ngeni katika jamii yetu katika kutatua matatizo ya kijamii na hivyo kuharakisha juhudi za watu kujiletea maendeleo yetu.
Soma zaidi »»

Haiba ni nini?

Sipendi kutumia kiingereza kwa sababu kwanza ninadhani kiswahili kinanitosha kabisa kuelezea kile ninachotaka kusema. Hata hivyo najua pia matumizi ya kiswahili chetu hayajawa katika kiwango kile kilichokusudiwa. Kuna maneno mengi yasiyoeleweka vizuri katika kiswahili cha kitabuni. Moja wapo ya maneno hayo ni hili ninalolitumia leo hii. Haiba. Pengine niweke msisitizo kwa faida ya wale wasiolifahamu neno hili vizuri. Personality. Wengine wanasema maana ya hichi kinachoitwa personality ni utu kwa kiswahili. Ni bahati mbaya kwamba niliyakimbia masomo ya lugha siku nyingi. Ila nimejiridhisha kwamba haiba ndiyo tafsiri muafaka kabisa. Haiba ni nini? Watu wengine watafikiria tunazungumzia mwonekano wa mtu kimavazi. Lakini haiba ni neno pana zaidi ya mwonekano wa mtu kwa nje. Haiba ni jumla ya tabia za mtu zinazotokana na kile anachofikiri, anachopenda, anavyojichukulia yeye mwenyewe, anavyowachukulia watu wengine na kadhalika. Haya yote hujenga mwonekano wa mtu unaopimika (tabia) kama vi
Soma zaidi »»

Uislamu ulianza lini?

Picha
YAMEKUWEPO madai kwamba Uislam ulianza tangu kuumbwa kwa dunia. Na wapo watu wanaotuaminisha hayo. Ukweli ni kwamba Uislam ulianzishwa na Nabii Muhammad mwaka 622 BK huko Arabia. Kabla yake, dini zilizokuwepo zilikuwa ni Uyuda ambayo ni dini rasmi ya Wayahudi (Judaism) na Ukristo ambayo ni dini ya mataifa wasio Wayahudi ulioanza miaka kadhaa baada ya Yesu kuwa ameondoka mwaka 33BK. Yesu mwenyewe hakuanzisha Ukristo. Alisali katika misikiti ya Wayahudi. Masinagogi. Maelezo haya yana msingi wa kistoria na sio propaganda za kidini. Ndio ni propaganda kwa sababu dini zote zimekuwa na tabia ya kuonyesha kwamba zenyewe ndizo za kweli kuliko dini nyinginezo hata ikibidi kwa kuichezea historia. Na ni bahati mbaya kwamba Dini zimekuwa na tabia ya kufanana ya kuzima uwezo wa waumini wake kuhoji lolote kwa kuwajengea hofu ya kujitafutia laana. Qur’an inatupa maelezo yanayokinzana kuhusu lini hasa Uislamu ulianza. Baadhi ya mistari katika kitabu hicho zinadai kwamba ‘nabii’ Muhammad ndiye
Soma zaidi »»

Tabia za Mtoto wa Miaka 0 – 3 Kimahusiano na Kihisia

Katika makala yaliyopita , tuliangalia matukio muhimu ya kimakuzi katika maeneo mawili makubwa ya ukuaji wa mtoto nayo ni 1) kimwili na 2) kiakili. Katika sehemu hii ya pili, tunasaili ukuaji wa kimahusiano na kihisia ili kutazama yabia zinazojitokeza pasipo kuathiriwa na malezi na haiba ya wazazi. Kwa lugha nyingine, haya ni matarajio ya mtoto yanayoendana na umri wake bila kuingiliwa na matarajio na yanayofanywa na mzazi kwake.
Soma zaidi »»