Namna Bora ya Kuwasiliana na Wafanyakazi Unaowaongoza



Maisha ya kazi kwa kiasi kikubwa ni mawasiliano. Karibu kila tunachokifanya kazini ni kuwasiliana. Tunawasiliana na wateja. Tunawasiliana na wakubwa wa kazi. Tunawasiliana na walio chini yetu. Kwa ujumla kazi ni mtiririko wa mawasiliano.

 Pamoja na umuhimu mkubwa wa mawasiliano kazini, tafiti zinaonesha kuwa wengi wetu hatuwasiliani ipasavyo.  Kwa mfano, tunapoongea na watu tunaowaheshimu tunakuwa makini kuliko tunapowasiliana na watu wasio na hadhi.

Kadhalika, tunapowasiliana na mtu tunayemfahamu vizuri, mara nyingi, tunaamini tunawasiliana vizuri kuliko pale tunapoongea na mtu tusiyemfahamu. Lakini katika hali halisi tunafanya kinyume chake kama watafiti wa Chuo Kikuu cha Chicago walivyobaini.

Kwenye utafiti wao, watu wanaofahamiana walikutanishwa waongee na baadae watu hao hao walikutanishwa na watu wasiowafahamu kuona wanavyowasiliana. Matokeo yalionesha kuwa watu wasiofahamiana waliweza kuwasiliana vizuri kuliko watu wanaofahamiana.

Tunapowasiliana na watu tunaowafahamu mara nyingi tunafikiri tunajua kile wanachokihitaji na hivyo hatujishughulishi kuwaelewa. Fahamu zetu zinatuaminisha kuwa tunawaelewa na hivyo hatuna haja ya kufanya jitihada za kuwaelewa. Lakini tunapoongea na wageni tunakuwa makini zaidi kujaribu kuwaelewa.

Mawasiliano ni kumwelewa mwenzako

Mawasiliano yenye ufanisi ni yale yanayolenga kumwelewa mtu mwingine kwa kumsikiliza na kumpa nafasi ya kufafanua mtazamo wake. Kadhalika, kuwasiliana ni uwezo wa kueleza mtazamo wako katika namna ambayo msikilizaji anayelengwa ataielewa kirahisi.

Kimsingi, mawasiliano ndiyo shughuli kubwa ya kiongozi. Huwezi kuwa kiongozi kama huna uwezo wa kuwasiliana nyema na watu unaowaongoza. Mawasiliano bora yanagusa moyo wa mtu mwingine. Mtu mwenye uwezo wa kuwasiliana vizuri na watu hujiunganisha na hisia za watu kwa kuzungumza moja kwa moja na mahitaji ya watu anaoongea nao.

Mbinu hizi nne zinaweza kukusaidia kujenga uwezo mzuri zaidi wa kuwasiliana na watu hasa wa chini yako.

Kujali hisia za watu

Hatua ya kwanza ya kuwasiliana na watu ni kujali hisia zao. Binadamu ni kiumbe anayeheshimu hisia zake. Ukigusa hisia zake, iwe kwa kumkwaza au kumfurahisha, atachukulia kwa uzito. Hisia hazisahauliki.  Usiweza kugusa hisia za mtu hutaweza kuwasiliana naye ipasavyo.

Ili uweze kugusa hisia za mtu lazima uondoe kiambaza kinachoweza kukutenganisha naye. Kiambaza kimoja wapo ni cheo. Unapokuwa na cheo, ni rahisi sana kupuuza hisia za walio chini yako katika jitihada za kulinda heshima yako. Madaraka yanakuwa kikwazo cha mawasiliano.

Sambamba na hili, nafasi yako inaweza kukufanya usifikike. Walio chini yako wanaweza kushindwa kusema mawazo yao ama kwa kukwambia wanayojua unapenda kuyasikia au kwa kukwambia wasiyoyaamini ili kutetea nafasi zao.

Unaweza kukabiliana na changamoto hii kwa kutokujali sana nafasi yako. Jifunze kuongea kama mtu wa kawaida anayejali zaidi utu kuliko hadhi na madaraka. Unapofanya hivyo, unagusa hisia zake na atakusikiliza.

Huna sababu, kwa mfano, humfanya mtu ahisi uko juu yake. Ukiweza kuongea na mtu kwa namna isivyoonyesha namna unavyomzidi kwa hadhi, utakuwa na nafasi kubwa ya kueleweka vyema kuliko unapozungumza kama mtawala.

Kusikiliza kuliko unanyoongea

Mara nyingi tunapozungumza tunatamani kusikilizwa. Tunaamini sisi ndio watu wenye taarifa na uelewa sahihi kuliko wanaotusikiliza. Ukishaongeza na madaraka, shauku ya kusikilizwa inakuwa kubwa zaidi. Unaanza kuyachukulia mawasiliano kama haki yako ya kusema mawazo na maamuzi yako kuliko kuwasikiliza walio chini yako.

Ukishaamini una haki ya kusikilizwa, hata katika mazingira unayoonesha kusikiliza, kimsingi unakuwa ukingoja zamu yako ya kuongea. Unafikiria utasema nini baada ya hapo. Tatizo ni kuwa kadri unavyotamani kusikilizwa ndivyo unavyomfanya anayepaswa kukusikiliza ajione hathaminiki. Kutokuthaminika humfanya ajenge umbali wa kihisia na hivyo kukosa ari ya kukusikiliza.

Jenga mazoea ya kusikiliza watu kwa makini. Hapa hatuzungumzii kusikiliza kinachosemwa pekee, bali namna gani kinasemwa, kitu gani hakisemwi wazi na kipi kimejificha. Ili hili liwezekane, lazima uwe na uzingativu kuonesha unaheshimu mazungumzo ya mtu.

Kuonyesha unafuatilia

Kumfanya mtu ajisikie anaheshimiwa na kusikilizwa ni sehemu muhimu ya mawasiliano. Unahitaji kujifunza kuonyesha kuwa unazingatia mazungumzo kwa namna kadhaa. Kwanza, epuka kumkatisha mtu anapoongea au kumalizia sentensi yake. Mtu anapoona unaingilia maneno yake anahisi tayari unaamini unajua anachotaka kusema. Unamkatisha tamaa.

Pili, itikia anachokisema mwenzako kumtia moyo kuwa  unajali na kufuatilia mazungumzo yake. Itikia kwa kutikisa kichwa, kumwangalia machoni, maneno kama ‘mmh-mh!’

Tatu, rudia anachokisema kwa maneno yako. Kwa mfano, baada ya maelezo yake, mwambie, ‘Kwa hiyo unachokisema ni kuwa maamuzi tuliyofikia jana yanahitaji kufikiriwa tena, sio?’ Kufanya hivyo kunamsaidia anayeongea kujiridhisha kuwa unaelewa.

Nne, uliza maswali kupata ufafanuzi. Unapomwuuliza mtu maswali kiungwana, anaona unajali. Kumbuka, wakati mwingine, watu wa chini yako hawana ujasiri wa kukwambia kitu vile kilivyo. Unapohisi kuna hoja fulani haijawekwa wazi vya kutosha uliza kumwonyesha mzungumzaji kuwa unaelewa lugha inayotumika.

Mkutanoni zungumza na mtu

Kama kiongozi, sehemu kubwa ya majukumu yako ni kufanya vikao au mikutano na watu zaidi ya mmoja. Katika mazungumzo ya namna hii, ni rahisi kutoa hotuba ya jumla isiyolenga kumgusa mtu mmoja mmoja. Hali hii hufanya kila mtu kujiona hahusiki.

Kiongozi bora anajua namna ya kuongea na watu wengi kama anavyoongea na mtu mmoja moja. Kwa mfano, unapoongelea kosa au tabia ya mfanyakazi mmoja mbele ya watu wengine hata bila kumtaja jina, unawafanya wengine waone hawahusiki. Kila mtu atajiondoa kwenye mazungumzo hayo akijua hahusiki.

Unahitaji kujifunza mahitaji ya watu wanaokusikiliza ili ujua namna ya kuyagusa moja kwa moja. Tengeneza ujumbe wako kwa namna inayojibu matarajio yao badala ya kutumia lugha ya mafumbo kuwasema baadhi ya watu mbele ya hadhara.


Maoni

Zilisomwa zaidi wiki hii...

Kondomu na UKIMWI, wapi na wapi?

Ukuaji wa Kiakili na Kimwili kwa Mtoto wa Miaka 0 – 3

Maana ya Saikolojia na Nafasi Yake Katika Jamii -1

Uislamu ulianza lini?

Haki ni nini?