Mambo Muhimu ya Kuzingatia Unapoondika Barua ya Kuomba Kazi

Barua ya kuomba kazi ni waraka ambao mara nyingi husomwa kabla ya waraka mwingine wowote unaoambatanishwa katika kuomba kazi. Ni vyema barua ya kuomba kazi ikaandaliwa kwa umakini, na kujaribu kugusa kwa ufupi mambo yaliyoonekana kwenye wasifu binafsi kumvutia mwajiri mtarajiwa.

Kwa kuzingatia kanuni za kawaida za kuandika barua rasmi za kiofisi, kama mahali inapokuwepo anuani ya mwandikaji, mwandikiwa, tarehe, saini, na kadhalika, mambo yafuatayo ni muhimu kutiliwa mkazo unapoandika barua ya kuomba kazi/ajira:

1. Kichwa cha habari (barua) kinachoeleweka

Hakikisha kichwa cha habari kinajitosheleza. Tumia  maneno yanayotaja nafasi husika inayoombwa wazi wazi ili kumsaidia msomaji kujua unataka nini. Ni muhimu kutumia maneno yaliyo wazi na yanayoeleweka kwa urahisi kwa kuelewa kwamba mpokea maombi wakati mwingine hana muda wakufikiria ulichoandika.

Mfano,

 'YAH: KUOMBA KAZI YA MHASIBU MSAIDIZI KATIKA KAMPUNI YAKO...'

Hapo inafahamika unataka nini moja kwa moja.

2. Onesha ulikopata habari za kazi unayoomba

Baada ya kuridhika na kichwa cha habari, ni muhimu sentesi inayoanza chini yake, kurejea tarehe ya tangazo la kazi unayoomba pamoja na namba ya kumbukumbu kama ipo au eleza ulivyosikia kuwepo kwa nafasi ya kazi.

Mfano, "Rejea tangazo lako la nafasi ya kazi lenye kumbukumbu namba XXX katika gazeti la Mtanzania la tarehe 24 Agosti 2014."

Wengine wanapenda kuandika sentensi zisizo za lazima kama, "Kichwa habari hapo juu chakusika". Ni mazoea tu lakini hulazimiki kuanza namna hiyo.

3. Sema wazi unaomba kazi 

Baada ya kusema ulikopata habari za kazi unayoomba, tumia sentensi inayofuata kueleza nia yako ya kuomba kazi hiyo. Kumbuka msomaji wa barua hana muda wa kusoma maelezo yako mengi, ni muhimu kuandika kila kitu kwa kifupi na kwa uwazi.

Mfano, "Ninaandika barua hii kuomba kazi ya Uhasibu katika kampuni/shirika/taasisi yako kama ilivyoelekezwa kwenye tangazo nililolitaja."

4. Oanisha majukumu ya kazi na ujuzi ulionao

Kinachofuata katika aya zinazofuata ni kuonyesha namna unavyoweza kumudu majukumu yaliyotajwa kwenye tangazo hilo kwa kuyaoanisha na ujuzi na sifa za kitaaluma ulizonazo pamoja na  uzoefu wa kazi ulionao. Mara nyingi majukumu ya kazi huainishwa katika tangazo la kazi hivyo ni muhimu sana kuonesha unavyokidhi majukumu hayo moja kwa moja.

Una kazi ya kuoanisha majukumu ya kazi unayoomba na sifa ulizonazo. PICHA @bwaya

Kama majukumu hayo hayajaonyeshwa kwenye tangazo la kazi, ni vyema kufanya utafiti kujua majukumu hayo. Mwajiri anategemea utafanya uchunguzi vizuri kabla hujaandika barua.

Mfano, "Ninao uwezo wa kutunza kumbukumbu sahihi za mahesabu ya kampuni yako, kwa sababu, mbali ya kusomea Cheti cha Uhasibu katika Chuo cha Uhasibu Buguruni, nina uzoefu wa kujitolea kwa miezi 13 nikifanya kazi za uhasibu katika Kampuni XXX. Kadhalika, nimepata mafunzo ya kutunza fedha kwa njia ya mtandao hivyo ninaweza kumudu majukumu hayo ipasavyo."

5. Hitimisha kwa uungwana na ufasaha

Ni vyema kuhitimisha barua yako kwa kuonesha unavyofaa kwa kazi unayoiomba. Uchaguzi makini wa maneno kutakupa alama za ziada kuonyesha kwamba unajua kuwasiliana vizuri. Hakuna mwajiri angependa kuajiri mtu asiyejua kujieleza ipasavyo.

Mfano, unaweza kusema unatanguliza shukrani zako za dhati na kueleza kwamba uko tayari kuitwa kwa usaili. Unaweza kumaliza kwa kutaja nyaraka ulizoambatanisha pamoja na barua hiyo.

Mambo ya kuepuka

Unapoandika barua muhimu kama ya kazi, tumia maneno yanayojenga taswira ya mtu aliyetulia, mwenye heshima na uelewa, anayeweza kuuelezea uwezo wake vizuri bila kuonyesha majivuno yasiyo na sababu. Epuka kutumia maneno ya amri, yasiyoonesha unyenyekevu, maneno ya mtaani yasiyo rasmi.

Huna sababu ya kutaja jina la mwenye kupokea maombi hayo hata kama unamfahamu. Taja cheo chake ikiwa ni lazima, lakini kutumia maneno kama Ndugu, Dear Sir/Madam ni muafaka zaidi.

Kadhalika, hakikisha lugha unayotumia ni fasaha, inaeleweka na haina makosa ya kiuandishi. Epuka makosa makosa ya kisarufi yanatoa picha ya uzembe na uvivu na yanaweza kukugharimu hata kama ni kweli sifa za kitaaluma unazo. Kumbuka, si sifa za kitaaluma pekee hutumika kufanya maamuzi ya kuajiri ama kutokuajiri.

Aidha, huna haja ya kujitambulisha na kutoa taarifa zisizo za lazima na ambazo ulizitaja kwenye wasifu utakaouambatanisha.

Kwa mfano, haifai kujaza karatasi kwa maelezo kama, "Mimi ni kijana wa kiume mwenye miaka 24 nilizaliwa kwenye kijiji cha Kwa Mtoro Wilayani Kondoa, Mkoa wa Dodoma. Nimesoma shule ya Chekechea wilayani Rorya, na kisha nikahamia Kyela kwa masomo ya Shule ya Msingi mpaka darasa la pili kisha...nikahamia shule ya msingi Lomwe, kisha nikaenda....na kadhalika". Maelezo haya yanakatisha tamaa, na yanaonyesha huna ubunifu wala mbinu za kuwasiliana.

Mwisho na muhimu, ni makosa ya kujitakia kushawishika kutoa taarifa za uongo katika jitihada za kutaka kujenga taswira chanya isiyokuwepo. Sifa usizostahili, achana nazo. Zitakugharimu.

Kwa kuhitimisha, barua ya maombi ya kazi ni jaribio lako kwa mwajiri kuonyesha namna ulivyo mbunifu na mwenye uwezo wa kuwasiliana ipasavyo. Itumie fursa hiyo uwezavyo.

Ni jambo la busara kuelewa kwamba kuomba kazi si kupata kazi. Ni sehemu ya safari ambayo wakati mwingine huchukua muda mrefu kupata majibu yakufurahisha. Wakati unaposubiri majibu, ni busara kufanya shughuli zinazoweza kukukuza na kukuendeleza kiujuzi hata ikibidi kwa kujitolea pasipo ujira.

Mwandishi wa makala haya ni Mhadhiri Msaidizi wa Saikolojia katika Chuo Kikuu cha Kikatoliki Mwenge (MWECAU). Anapatikana kwa barua pepe: bwaya@mwecau.ac.tz   

Twitter: @bwaya