Tabia Tano Zitakazokupa Nidhamu ya Muda Kazini



Mafanikio katika eneo lako la kazi, kwa kiasi kikubwa, yanategemea matumizi ya muda ulionao kwa siku. Kile unachokifanya kati ya saa 6:00 usiku na saa 5:59 usiku wa siku inayofuata, ndicho kinachoamua utekelezaji wa majukumu yako.


Sote bila kujali aina ya kazi tunazofanya wala mahali tunapoishi tumepewa mtaji wa saa 24 kwa siku. Tofauti, hata hivyo, ni namna tunavyoweza kutumia saa hizo kwa tija.

Makala haya yanakupa uzoefu wa watu ninaowajua wana shughuli nyingi lakini wameweza kujijengea tabia ya nidhamu ya muda.  Kwa ujumla, wanatufundisha tabia tano muhimu.

Kuongozwa na malengo

Injinia Sylvanus Kamugisha, Mkurugenzi wa Kampuni ya Sylcon Builders Limited anasema mahali pa kuanzia ni malengo ya mwaka uliyonayo:

 “Vipaumbele vinatokana na malengo ya mwaka niliyonayo. Mfano, mwaka huu nimeazimia kuwa mtu was ala. Kupunguza uzito kilo 20, kusoma vitabu 40 na mambo kama hayo.”

“Kwa hiyo kwenye ratiba yangu ya siku pamoja na mambo mengine inaanza na dakika 15 za sala, baadae naenda kufanya mazoezi dakika 30 mpaka 45, baada ya hapo nasoma kurasa 10 mpaka 15 za kitabu kilicho kwenye ratiba yangu na ratiba nyingine inaendelea.”

Aidha, namna unavyotafsiri malengo yako katika siku inayofuata ni muhimu kama anavyoeleza Prosper Mwakitalima, Mkurugenzi wa Ubunifu wa Brand Exponential: “Nina utaratibu wa kupangilia siku yangu, siku moja kabla. Kisha ninaandaa mambo ya kutekeleza kesho kabla sijalala. Hii inanipa muda wa kuiona kesho kabla sijalala.”

Erick Mbogoro, mhadhiri wa Chuo Kikuu cha Dodoma naye anakubaliana naye: “Huwa naandaa abstract schedule (ratiba) yangu kabla ya kuanza siku. Kwa hiyo nafanya kazi kulingana na muda niliojipangia.”


Kujiwekea vipaumbele

Erasto Kitia, Ofisa elimu vifaa na takwimu, Halmashauri ya Wilaya Singida, anasema lazima kuwa na vipaumbele vya siku, “Jambo la kwanza lazima uyakubali na kuyaelewa majukumu yako vizuri. Tengeneza mpango wa kuyatekeleza majukumu hayo kwa kuweka vipaumbele na kuweka muda wa utekelezaji. Lakini muhimu sana kuwa na uwajibikaji binafsi na nidhamu ya kazi.”

“Katika kazi kuna mambo ambayo yakifanyika kwanza hurahisisha yajayo. Mengine yako ndani ya kipindi fulani tu kikipita hayawezekani tena. Kwa namna hiyo unaweza kujua kipi kianze na kipi kifuate,” anafafanua.

Dk Mwemezi Rwiza, mhadhiri katika Taasisi ya Sayansi na Teknolojia ya Nelson Mandela (NM-AIST) jijini Arusha hupangilia vipaumbele kwa kuangalia uzito wa majukumu.

 Anasema, “Ili kupangilia siku yangu, naangalia uzito. Kama VC (Makamu Mkuu wa Chuo) ameita kikao ofisini kwake na pia kuna muswada wa kukabidhi saa 10 jioni, nitaenda kwa VC kwanza. Naangalia pesa pia. Kama ninaandika andiko la mradi na kuna kikao cha kamati ya miundo mbinu ya chuo, kipaumbele change kitakuwa andiko la mradi.”


Orodha ya mambo ya kufanya

Tumaini Stephen, Mwanasheria wa Benki Kuu ya Tanzania (BOT) hutunza muda kwa kutengeneza orodha ya mambo ya kufanya kila siku: “Kila mwisho wa siku huwa napanga vitu vya kufanya siku inayofuata. Huwa napanga vitu kuendana na uhalisia wa muda nilionao na nahakikisha kila nilichopanga nakifanya ndani ya muda niliopanga.”

Katika kupanga vipaumbele vya siku, Tumaini Stephen ana utaratibu wa kuangalia uharaka wa jambo. “Sisi watu wa mahakamani huwa tuna deadline (makataa) haswaa kwenye kuweka vizuri nyaraka. Kama kesho ndio siku ya makataa na sijamaliza kuziandaa hilo lazima liwe jambo la kwanza kesho.”

Dk Rwiza naye anaunga mkono utaratibu huo, “Nahakikisha orodha hiyo ina uhalisia. Siyo realistic (haiwezi kuwa na uhalisia) kusahihisha mitihani karatasi 15 za wanafunzi halafu pia niwe na muda wa kupitia dondoo za andiko la miradi mitatu tofauti.”

Kutengeneza ‘desturi’ ya siku

Bahiya Abdi, mhadhiri wa Chuo Kikuu cha Kikatoliki Mwenge, anasema kwake nidhamu ya muda ni matokeo ya desturi ya siku aliyojijengea. Anasema, “Mimi ni mtu wa routine (kufanya mambo yale yale kila siku.) Huwa nimeshapanga nini huwa ninafanya kwa wakati fulani kwa vitu ambavyo kila siku lazima nivifanye. Sipotezi muda kupanga nini nitafanya saa ngapi wapi kwa sababu nina vitu ambavyo lazima nivifanye kwa wakati ule ule kila wakati.”

Lonyamali Morwo Mkurugenzi Mtendaji wa MultiSkills Business Consultancy naye ana desturi ya siku: “Nina majukumu matano ya kutekeleza kila siku. Naenda kazini, nasoma vitabu, lazima nikae na familia na kukutana na marafiki na pia niwe na muda wa kufanya kazi zangu binafsi nje na ajira. Kwa hiyo mimi huwa naamka saa 10 alfajiri na kuhakikisha hayo yote nimeyafanya kila siku.”

Kuongeza uzingativu katika kazi

Moja ya changamoto ya nidhamu ya muda ni kukosa uzingativu. Bahiya Abdi hukabilianaje na changamoto hii? Anajibu, “Huwa sikubali kuwa disturbed (kusumbuliwa) wakati nafanya kazi muhimu zinazohitaji umakini. Mfano, huwa naweka simu yangu mbali ili isinipe vishawishi vya kuitumia kufanya.”

Dk Rwiza, ambaye pia ana maelfu ya wafuasi  wanaofuatilia anayoyaandika kwenye mtandao wa Twitter naye hutumia mbinu kama hiyo: “Huwa siendekezi sana inconveniences (mambo yanayoingilia shughuli) zisizo na msingi. Kama nina kazi inayotakiwa mapema au niko na familia yangu huwa ninazima simu na hata kuchomoa waya wa internet.”

Ushauri


Lonyamali Morwo anamalizia kwa kutoa ushauri:  “Matumizi sahihi ya muda ndio siri ya mafanikio. Muda ni pesa na thamani ya pesa ipo kwenye muda. Unapata mshahara kwa kutoa muda, unapata mazao shambani kwa kutumia muda wako kuzalisha. Muda ukipita umepita na haurudi tena. Tujifunze kutunza muda.”

Maoni

Zilisomwa zaidi wiki hii...

Ukuaji wa Kiakili na Kimwili kwa Mtoto wa Miaka 0 – 3

Uislamu ulianza lini?

Maana ya Saikolojia na Nafasi Yake Katika Jamii -1

Kondomu na UKIMWI, wapi na wapi?